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Conocer la gestión KPI para la el sector de la logística

Los elementos de gestión y control son una de las característica  fundamentales de la organización empresarial para poder llevar a cabo una correcta evolución de los distintos proceso. Es importante para poder detectar errores y desviaciones, y buscarles a ellos una acción correctora.

En esta ocasión nos centraremos en los elementos de gestión KPI (siglas en inglés de Key Performance Indicators), se trata de una métrica que nos ayuda a identificar el rendimiento de la estrategia que estamos llevando acabo desde el momento de su implantación. Para su correcta evaluación, se debe reflejar todas las mediciones en estos KPI, con la intención de obtener el nivel de cumplimiento según los objetivos que se marcaron al comienzo del planteamiento de la estrategia.

Estos indicadores de gestión KPI suelen agruparse para luego poder representarlos de forma gráfica, y a su vez la unión del conjunto de gráficos nos dan el resultado de lo que conocemos como “cuadro de mando”,  un reflejo global que incluye los indicadores clave y donde se visualiza la información sobre el plan estratégico marcado, y por tanto nos facilita la toma de decisión estratégicas.

Para poder lograr una buena gestión KPI, lo más importante será la claridad con la que aportamos los datos, ya que con su correcta gestión cumpliremos el objetivo de mejorar los procedimientos para buscar  el nivel idóneo de cada uno de los servicios. Por este mismo motivo, los KPI no buscan sólo lo momentáneo, si no que es más importante tener en cuenta su temporalidad para obtener una amplia visión de la realidad de nuestros servicios.

Otro de las características que nos ofrece las KPI es su prevención, ya que gracias a los datos que vamos obteniendo podemos adelantarnos a las posibles dificultades, permitiéndonos ademas identificar aquellas áreas de mejora. 

¿Cómo debería ser un KPI?

El correcto indicador de gestión debe de contar con una serie de caracterizas principales como por ejemplo:

 

  • Integro: La información reflejada en el KPI debe de ofrecer un panorama integral de todo aquello que necesita saber el usuario según las medidas recogidas.
  • Medible: Es fundamental que podamos medir en unidades, ya que como según indica el KPI, se trata de un indicador de medida.
  • Temporalidad: Se convierte en fundamental contar con una franja temporal en la cual hacer las mediciones, ya sea de manera diaria, semanal, mensual….
  • Acotado: Es importante que centremos nuestra atención de forma concreta en lo que queremos medir, y poner limites.

 

Y es que, como hemos visto, los KPI deben ofrecernos información para controlar y ayudar a evaluar las situaciones y así poder tomar las decisiones estratégicas más idóneas. También anotamos como no existen unos indicadores ya marcados, por lo que cada organización debe aportar y adaptar diferentes factores según sus necesidades, por ello hoy nos centraremos en los indicadores logísticos.

Indicadores logísticos

Dentro de la gestión en la logística podemos fijar ciertos indicadores según las distintas operación que componen el trabajo logístico. Con ello podemos tener KPIs de todos los procesos de recepción de mercancía, almacenamiento, procesos de preparación de pedidos, de hilos de información con cliente, trasporte… En este caso, los indicadores logísticos se centraran en identificar y controlar los procesos operativos, siguiendo una serie de caracteristicas:

  • Deberán medir el grado de cumplimiento de las expectativas de servicios acordados con los respectivos clientes.
  • Medir el uso de los recursos asignados al servicio para de esta forma aumentar la productividad de las operaciones (maquinaria, sistemas de reparto, preparación de pedidos…).
  • Parametrizar el cumplimiento de la planificación.
  • Identificar aquellas operaciones y áreas que requiere una mejora.
  • Identificar la capacidad real operativa, es decir, el espacio, la gestión de stock….

 

Todo ello deberá marcarse en número o porcentajes ya que finalmente se evalúa una activad unitaria y que debe ser constante, siguiendo un mimo patrón,  en el que de manera fácil podamos agregar y eliminar datos para en todo momento contar con una representación real de la situación.

¿Cómo llevamos acabo un KPI logístico?Como hacer tu KPI logístico

Antes de comenzar con nuestros indicadores de gestión debemos tener claro cuales son nuestras actividades o procesos, de los cuales queremos hacer medición, marcandonos un previo objetivo. Además para este proceso deberemos:

  • Organizar qué datos, cómo y cuándo los recopilaremos, a través de un esquema de implantación.
  • Definición de un objetivo principal, y la variables que queremos medir a través de los datos.
  • Asignar y limitar la temporalidad de al recogida de los datos.
  • Establecer el tiempo que necesitaremos entre la recolección y establecimiento de los mimos en una KPI definitivos.
  • Definir el formato del KPI.
  • Llevar a cabo y definir el seguimiento y responsabilidad del KPI.
  • Definir cómo comunicaremos las mejoras detectadas y los errores que llevaran a cabo una corrección.
  • Establecer los responsables del KPI.

En definitiva como hemos podido observar los indicadores de KPI son una de las herramientas que nos ayudarán a la supervisión y control de las actividades logísticas. Además de tener la representación real de la situación, nos ayudará a detectar áreas de mejora y errores y desviaciones de nuestros servicios, y por lo tanto poder ofrecer el mejor servicio a los clientes.

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