La importancia de la comunicación en la logística

La comunicación es un aspecto vital para construir un negocio exitoso. Un proceso de comunicación efectivo garantiza que la información fluya sin problemas entre los departamentos y los diversos equipos de forma que les permita alcanzar metas y objetivos individuales, departamentales y organizacionales.

Y si bien este proceso es muy importante en todas las empresas, no cabe duda de que la comunicación en la logística es esencial.

 

¿Por qué es importante la comunicación en la logística?

 

El intercambio de información juega un papel importante en la creación de un proceso de logística ágil y rentable. Asegura que las tareas se completen y se transfieran de un punto a otro sin problemas y sin demora.

Por ejemplo, el departamento de ventas necesita datos de logística para analizar los pedidos que se han enviado, el de atención al cliente necesita información para actualizar el estado del envío, y la sección de cuentas requiere los datos para verificar las facturas de los transportistas.

Además, tanto los proveedores como transportistas y operadores de almacenes deben intercambiar información con el equipo de logística diariamente para garantizar que los productos se entregan en el momento y en el lugar correcto.

 

¿Cuáles son las características de una comunicación eficaz para la logística?

 

1. Debe ser por escrito.

 

La comunicación escrita es importante ya que minimiza las posibilidades de malinterpretar u olvidar el mensaje.

Dado que los correos electrónicos y todas las formas de mensajes a través de múltiples plataformas se pueden enviar fácilmente, es esencial que todos los profesionales desarrollen habilidades de comunicación escritas efectivas.

 

2. El mensaje debe ser claro, conciso y coherente.

 

Un mensaje claro garantiza que no hay ambigüedad en lo que se debe transmitir, y la concisión asegura que el mensaje sea breve pero incluya toda la información importante.

 

3. Debe enviarse a los destinatarios correctos.

 

Muchas veces la información se pierde en la jerarquía organizativa porque no está dirigida a la persona correcta. En logística, dado que gran parte del trabajo está limitado por el tiempo, marcar el equipo o la persona correcta en el correo electrónico es de suma importancia.

 

4. Debe proporcionar líneas de tiempo claras

 

La entrega o línea de tiempo para obtener una respuesta o realizar una tarea debe mencionarse claramente en el mensaje. Esto ayudará al receptor a recopilar información, planificar y ejecutar las labores requeridas, evitando demoras innecesarias.

 

5. Debe ser en tiempo real.

 

La comunicación en la logística debe ser rápida debido a las características del sector.

Datos como un cambio en las tarifas de flete, listas de carga, pedidos de clientes, etc., deben verificarse y transmitirse a la siguiente persona tan pronto como se reciban.

 

6. Integración de la tecnología.

 

En esta era digital, el simple hecho de obtener una comunicación escrita correcta no es suficiente para garantizar la implementación exitosa de los planes de negocios.

Las empresas deben integrar también las tecnologías, los sistemas back-end y los procesos que utilizan los diferentes departamentos para garantizar que la información fluya sin problemas.

Esto ayudará a reducir la entrada manual de datos, los retrasos debidos a entradas incorrectas del sistema y acelerará el proceso logístico. Los registros digitales de todas las transacciones también harán que sea más fácil obtener informes, analizar el rendimiento, encontrar valores atípicos y estandarizar el proceso en diferentes geografías y proveedores.

 

El proceso de comunicación en la logística de una empresa puede completarse correctamente solo cuando todos los elementos anteriores están presentes e interconectados.

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